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财务数据采集分析方法简析

发布时间 : 2023-06-06 来源:湖南省审计厅 所属单位:宁乡市审计局 字体大小:

随着计算机审计软件的不断更新,数据的采集和分析将越来越自动化、智能化,操作更简单、运行效率更快、分析结果更精准是计算机审计永恒的追求。本文总结了财务数据采集分析中目前较好的方法,在软件及功能的选择上优先考虑其是否操作简单、运行高效。如《现场审计实施系统》在审计人员中已广泛使用多年,里面有较好的分析功能,但不是每位审计人员都知晓;本人开发的《关联审计程序》,具有全自动采集、全自动分析和自创采集模板功能,降低了数据采集和分析的操作难度,使计算机审计不再是计算机高手的专有技术。
    一、数据获取
    数据获取指从被审计单位获取数据的方法。审计人员应根据自身条件和被审计单位财务软件的功能、数据库类型及存储位置情况,选用一种或多种方法获取数据文件。
    (一)数据库备份方法
    数据库备份方法指通过前台财务软件或后台数据库调用备份功能实现对整个数据库的备份。一般会备份所有表,不易出现少表的现象。该方法又可分为以下三种方法:
    1、拷贝自动备份文件方法。直接到磁盘上拷贝财务软件的自动备份文件,前提是财务软件设置了自动备份功能。Sqlserver数据库的扩展名“.bak”“.bac”“.ba_”等,oracle数据库的扩展名一般为“.dmp”。
    2、前台应用软件备份方法。以会计人员(有时只有财务主管才有这项功能)身份进入财务软件中,应用相应的备份功能实现数据库的备份(不是所有财务软件都有这个功能)。Sqlserver数据库的扩展名“.bak”“.bac”“.ba_”等,oracle数据库的扩展名一般为“.dmp”。
    3、后台数据库备份方法。进入后台数据库,用命令语句或备份功能实现对指定数据库的备份。Sqlserver数据库的扩展名一般为“.bak”,oracle数据库的扩展名一般为“.dmp”。
    (二)前台导出方法
    前台导出方法需以会计人员(有时只有财务主管才有这项功能)身份进入财务软件中,应用相应的导出功能(如国标数据导出功能)导出本账套的数据,一般导出不了所有表,如有些不能导出辅助账。
    财务软件导出最少需要科目表(科目代码、科目名称、借贷方向)余额表(科目代码、借贷方向、年初余额)凭证表(科目代码、凭证日期、凭证类型、凭证号、摘要、借方发生、贷方发生),三表有一个共同的列:科目代码。如需辅助账,还要导出辅助信息表、辅助余额表、辅助凭证表。具体导出的文件有下几种常见的格式:
    1、电子表格(.xls .xlsx),一个表一个文件或一个文件以多工作表方式存放多张表。
    2、网页文件(.xml),一个表一个文件,少数多张表备份成一个文件中。
    3、文本文件(“.txt”“.ASD”“.tx_”等),一个表一个文件,少数多张表备份成一个文本文件。
    4、FOXPRO文件(.DBF),一个表一个文件。
   (三)拷贝数据库物理文件方法
    拷贝数据库物理文件方法指直接拷贝数据库的运行文件。一般包括数据文件和日志文件,如Sqlserver数据库有“.mdf”“.ldf”,个别的还有“.ndf”。这种方法拷贝的是所有表,不易出现少表的现象。Oracle数据库实施起来比较困难,不建议使用这种方法。具体操作步骤为:
    1、进入财务软件的安装目录下(个别时候不在安装目录下)。
    2、搜索数据库文件的扩展名,如Sqlserver数据库扩展名“.mdf”“.ldf”文件。或者搜索最大最新的文件,最大最新的文件一般是数据库的物理文件。
    3、拷贝数据库物理文件到U盘、光盘等移动存储介质上。Sqlserver数据库有时需停止其服务才能拷贝,但这样操作存在一定的安全问题,可能造成财务系统出错。
    二、数据采集
    (一)利用《现场审计实施系统》采集数据。对照下图又分为三种采集方式:一是国标数据采集;二是采集模板采集;三是人工分析数据结构采集。


(二)利用《关联审计程序》采集数据。其中的“全自动采集”功能,只要将数据源存放在独立的文件夹下,系统会自动寻找模板,一次完成采集工作。一些新上市的财务软件没有采集模板,过了审计署计算机中级班的审计人员,还可以自己修改或新建采集模板。


  


三、数据分析
    (一)利用《现场审计实施系统》分析数据。现场审计实施系统本身具有体验感较好的数据分析功能。
    1、“账表分析”功能。该功能对当前选择的财务账套进行图形界面分析。


  

以下为对银行存款账,搜索出借方金额在1000以上,摘要中含有“利息”的记录。



  


2、“数据分析”功能。该功能对当前项目所有的财务账套进行SQL语句分析,可在下图中直接撰写SQL语句进行分析。

  


还可以借助图形界面,生成SQL语句,以降低审计人员的操作难度。以下为对凭证库点右键,执行“执行到排序分组表”,借助其图形界面构建sql语句。


  
  

上图点确定就会自动生成下图的SQL语句。




(二)利用《关联审计程序》分析数据。其中的“全自动分析财务账套”功能操作最简单,可对当前审计项目中的部分或全部电子账套进行全自动分析。


分析的结果将存储在“C:\AO自动分析结果\电子账套名称\疑点”。


  

  


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