第一条  为正确界定本乡文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，使保存的档案反映本乡职能活动情况，维护其历史面貌，根据《档案法》、《湖南省档案管理条例》和国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，制定本规定。

第二条  本规定中的文件材料是指本乡在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条  本乡文件材料归档范围是：

（一）反映本乡主要职能活动和基本历史面貌的，对本乡工作和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本乡工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本乡需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本乡具有查考价值的文件材料。

第四条  本乡文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本乡办理的文件材料，任免、奖惩非本乡工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本乡文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本乡负责人兼任外单位职务形成的与本乡无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。

第五条  凡属本乡归档范围的文件材料，必须按有关规定向本乡档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

凡属本乡不归档的文件材料，各股室要妥善保管，及时清理，并按有关规定进行处理。

第六条  本乡文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条  本乡对应归档电子文件的元数据、背景信息、软件说明书等要进行相应归档。

本乡应归档纸质文件材料中，文件发文稿纸、有领导重要批示的文件处理单，与文件正本、定稿一并归档。

第八条  本乡联合召开会议或联合行文所形成的文件材料以本乡为主的，原件由本乡归档；本乡为协办单位的，可对重要文件材料的副本归档。

第九条  本乡形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十条  本规定自审批之日起实施。